Cómo se escribe un email

Cómo se escribe un email es lo que muchos se preguntan… ¿Cuántas veces escribiste emails kilométricos?

¿O cuántas veces los dejaste demasiado abiertos e hiciste que el interlocutor se perdiera? Probablemente no conseguiste que te contestara lo que necesitabas.

Yo lo he hecho miles de veces, pero la experiencia me enseñó que cuando escribes un email para conseguir algo, necesitas ir al grano para que te hagan caso.

Eso sólo se puede hacer si tienes claro lo que quieres expresar y lo haces breve. 

Parece de sentido común, pero ya sabes que el sentido común es el menos común de los sentidos, así que sigue leyendo para escribir emails más efectivos.

Cómo se escribe un email

Antes que nada, un email tiene que estar estructurado de esta manera:

1. El asunto
2. Para quién va dirigido
3. Saludo correspondiente
4. Propósito de tu email
5. El desarrollo de tu email
6. Despedida
7. La firma de quién lo envía

Sea el email que sea (formal o informal), empieza a usar esta estructura y cuéntanos qué resultados te da.

Estructura de cómo escribir un email formal

1. Asunto: 

Di en un máximo de 6 palabras cuál es el objetivo de tu email y qué encontrarán dentro. Hazlo de una forma muy puntual y concreta.

Por ejemplo: solicitud de precio por servicio de piscina

2. Para: 

Es donde agregamos el email de la persona a quien va ir dirigido. Encontrarás un espacio en blanco donde poner la dirección de la persona a la que quieres enviar el email.

Por ejemplo: así como lo ves en la imagen

3. Saludo correspondiente:

¿Cuál es el saludo formal? Para escribir un email formal a veces asusta y nos olvidamos hasta de cómo empezar. Te voy a dar varias opciones para que puedas usar en distintas ocasiones:

• Estimado/a Señor/a
• Distinguido/a  Señor/a
• Sr. Director / Sra. Directora
• Sr. Gerente / Sra. Gerente

Esto es en caso de que sea un correo formal. En caso que sea informal solo tienes que poner:

Querido/a nombre

Hola nombre

4. Propósito del email:

En este punto sé específico y cuenta la razón por la que estás escribiendo. Sé breve y que esta sección no te ocupe más de 2 líneas.

5. El desarrollo de tu email:

Aquí es donde tienes que desarrollar completamente la idea de lo que quieres comunicar a tu interlocutor. ¡Importante! No lo dejes abierto. Por ejemplo, si lo que quieres es una respuesta antes de una fecha, dilo claramente en el email para que así consigas lo que te has propuesto.

6. Despedida:

Te estarás preguntando cómo cerrar un email formal. Aquí tienes unas cuantas formas de hacerlo: .

• Quedo a la espera de sus respuestas.
• Estoy a su entera disposición para cualquier consulta.
• Quedo a la espera de sus comentarios.
• Espero sus comentarios.
• Agradezco de antemano su ayuda.
• Gracias de antemano.
• Muchas gracias por la información.

• La firma de quien lo envía: 

Normalmente la firma es nuestro nombre acompañado de tu información de contacto profesional

Para que quede claro te dejo una imagen

Tipos de email

Estos son los diferentes tipos de email que podemos encontrar

1. Corporativo:

Un email corporativo sirve para dar un aspecto más profesional a tu negocio en el momento de intercambiar emails con otras personas. Además, tener lo laboral separado te ayuda con la organización interna. Así evitas mezclar los emails personales con los del trabajo.

Un email profesional es el que termina con el NOMBREDETUEMPRESA.COM. Al dar este email tu nivel de seriedad no es el mismo que pueda ofrecer un Gmail o un Hotmail.

2. Personal:

En un email personal puedes hacer lo que quieras: comunicarte con amigos, organizar encuentros, registrarte en sitios web, suscribirte a  newsletters que te interesen, etc. Lo que ves en la imagen son suscripciones personales

3. Newsletter o boletines de noticias:

El objetivo principal de este tipo de emails es crear relación con el público a través de contenidos de valor. También pueden ser emails de bienvenida o de gracias por la suscripción.

4. Promocional

El único y principal objetivo de este email es vender. Para escribir un email promocional es importante que ya haya habido previamente cierto número de emails que hayan calentado los motores de tu audiencia (base de datos por suscripciones a un lead magnet).

Un email promocional puede ser una invitación a una prueba gratis, el aviso un ebook nuevo en el mercado y disponible para la venta, una oferta de actualización o alguna condición especial por el lanzamiento de un nuevo producto.

5. Transaccional

Estos se utilizan cuando ya ha habido varios intercambios por email de dos o más personas, como por ejemplo cuando pides un presupuesto a una empresa y te lo pasan por email. Al final, cuando se llega a un acuerdo, se envía respuesta positiva para la compra de un producto o servicio. En ellos suele haber información de método de pago, pueden ser recibos o facturas, recuperación de contraseña o confirmación de correo electrónico, entre otros.

Cómo se escribe un email formal

Muchos creen que por solo ser un email ya es necesariamente formal. En realidad eso no es así, ya que, como dijimos en el apartado anterior, depende de las fórmulas que utilices para saludar y despedirte y del trato que le des a tu interlocutor: tuteándole o hablándole de usted.

No olvides estos básicos:

• Acuérdate de utilizar una dirección de correo profesional: nada de martinez007@gmail.com. Créate un email de la empresa.
• El asunto tiene que ir al grano. Di en pocas palabras qué quieres
• Sé breve y conciso
• Usa tu firma profesional
• Cuida el tono que utilizas y evita frases complicadas que puedan dificultar la comprensión
• Plantéate si lo que vas a expresar en este email no es mejor solucionarlo por teléfono

Si sigues estos parámetros será mucho más fácil para ti escribir un email con los resultados que necesitas obtener.

Estos pequeños trucos me han servido enormemente en los últimos años de carrera y te los entrego a ti para que me cuentes cómo te funcionaron. Si tienes más trucos y quieres compartirlos conmigo puedes escribirme en la zona de comentarios.